Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales

1. Identificación del responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de tus datos personales es Organiza-T Legal Services S.A.S., sociedad legalmente constituida bajo las leyes de la República de Colombia, identificada con NIT 902.076.544-3, con domicilio principal en Bogotá D.C., Colombia.

Operamos la plataforma organizat.co (en adelante, "OrganizaT" o "la plataforma"), a través de la cual ponemos a tu disposición servicios automatizados de preparación de documentos legales en Colombia.

Canales oficiales de contacto:

• Correo electrónico: contacto@organizat.co
• Teléfono: +57 311 588 8098

2. Datos personales que recolectamos

Recogemos únicamente los datos necesarios para prestarte el servicio que solicitas. Los agrupamos por momento del flujo:

2.1. Datos de contacto inicial

Cuando inicias el proceso en la plataforma, te pedimos:

• Nombre completo.
• Correo electrónico.
• Número de WhatsApp o celular.
• Ciudad de residencia.
• Tipo de persona (natural o jurídica).

2.2. Datos para preparar el documento solicitado

Según el servicio que elijas (constitución de S.A.S., pagaré, contrato laboral, contrato de prestación de servicios o los servicios de protección al consumidor y al consumidor financiero), te solicitaremos información adicional que es indispensable para redactar correctamente el documento. Puede incluir:

• Razón social y NIT (cuando aplique).
• Documento de identidad (cédula, cédula de extranjería, NIT) y nacionalidad.
• Dirección, ciudad y país.
• Información sobre accionistas, representante legal, empleador, empleado o contraparte, según corresponda.
• Información económica del negocio (capital, montos, plazos, tasas, fechas).

2.3. Datos relacionados con el pago

El procesamiento de los datos financieros (número de tarjeta, CVV, datos bancarios) lo realiza directamente Bold (Bold CF Compañía de Financiamiento S.A.), la pasarela de pagos que utilizamos. OrganizaT no almacena datos de tarjeta de crédito ni claves bancarias. Solo conservamos información de soporte de la transacción: número de recibo interno, método de pago elegido, monto y fecha.

2.4. Datos de navegación

Para que la plataforma funcione, usamos almacenamiento de sesión en tu navegador (sessionStorage) que guarda los datos del formulario mientras completas el proceso en esa pestaña; se borran automáticamente al cerrarla. Además, guardamos en tu navegador un pequeño respaldo técnico de tus últimas compras (en localStorage, persistente, sin tus datos de contacto) por si el envío llega a fallar. No usamos cookies publicitarias ni de rastreo entre sitios. El detalle de todo lo que guardamos está en nuestra Política de Cookies.

2.5. Datos de terceros que tú nos proporcionas

Para preparar ciertos documentos vas a suministrarnos datos personales de terceros, no solo tuyos. Por ejemplo: los demás accionistas en una constitución de S.A.S., el deudor o acreedor en un pagaré, el empleado o empleador en un contrato laboral, o la empresa o el proveedor demandado y los datos de la operación en una reclamación, queja o acción de protección al consumidor, entre otros.

Al entregarnos esos datos, declaras que:

• Cuentas con la autorización o la base legal necesaria para suministrarlos y para que Organiza-T Legal Services S.A.S. los trate con la finalidad de preparar el documento solicitado.
• Eres responsable de la legitimidad, exactitud y actualización de la información que nos proporcionas sobre esos terceros.
• Mantendrás indemne a Organiza-T Legal Services S.A.S. frente a reclamaciones derivadas de haber suministrado datos de terceros sin la autorización o el fundamento legal correspondiente.

2.6. Datos sensibles

No te pedimos datos sensibles, es decir, los que tocan tu intimidad o pueden prestarse para discriminación: salud, origen étnico, creencias religiosas, opiniones políticas, vida sexual o datos biométricos, entre otros. Ninguna pregunta de nuestros formularios los solicita y no los necesitas para contratar nuestros servicios. Si alguna vez una pregunta versara sobre un dato sensible, no estás obligado a responderla y negarte no afecta el servicio.

Por lo anterior, te pedimos no incluir datos sensibles en tus respuestas. Si tu caso los necesita y decides incluirlos, entendemos que nos autorizas de forma libre y explícita a tratarlos únicamente para preparar tu documento, con las mismas medidas de seguridad de esta política, y puedes pedir su supresión en cualquier momento escribiéndonos a contacto@organizat.co.

3. Finalidades del tratamiento

Tratamos tus datos personales para:

1. Prestarte el servicio contratado: recibir tu solicitud, preparar el documento legal que pediste, entregártelo y darle soporte.
2. Identificarte y verificar tu información cuando sea necesario para validar la operación.
3. Contactarte por los canales que indicaste (correo, WhatsApp, teléfono) en relación con tu solicitud: aclaraciones, confirmaciones, envío del documento final, soporte post-entrega.
4. Cumplir nuestras obligaciones legales (contables, tributarias, regulatorias, frente a autoridades competentes como la DIAN o la Superintendencia de Industria y Comercio).
5. Atender peticiones, quejas, consultas y reclamos que nos presentes.
6. Mejorar la plataforma y los servicios, mediante el análisis interno y agregado de la información, sin perfilar individualmente al titular.
7. Prevenir el fraude, las actividades ilícitas y los usos indebidos de la plataforma, y proteger la seguridad de nuestros sistemas, de los titulares y de OrganizaT.

3.1. Comunicaciones comerciales (consentimiento separado)

Adicionalmente, y solo si nos das tu autorización separada y opcional, podemos contactarte para enviarte:

• Información sobre nuevos servicios o variantes que lancemos.
• Contenido educativo en materia legal.
• Recordatorios u ofertas relacionadas con servicios que ya has contratado.

Esta autorización es independiente de la autorización general de tratamiento. Puedes negarla y aun así usar la plataforma; y puedes revocarla en cualquier momento escribiéndonos a contacto@organizat.co, sin que ello afecte los servicios que ya tienes contratados.

3.2. Procesamiento automatizado de la información

La preparación de tu documento se realiza mediante procesos automatizados: tu información se inserta en plantillas previamente diseñadas y revisadas por nuestro equipo jurídico especializado, con el fin de estructurar, validar y generar el documento que solicitaste.

Sobre este punto te informamos de manera expresa que:

• No realizamos perfilamiento de los titulares.
• No adoptamos decisiones automatizadas que produzcan efectos jurídicos sobre ti o que te afecten significativamente (por ejemplo, no hacemos scoring crediticio).
• En algunos servicios utilizamos una herramienta de inteligencia artificial de un proveedor especializado (Anthropic, ubicado en Estados Unidos, que actúa como encargado del tratamiento) para estructurar el texto libre que tú redactas y convertirlo en los campos del documento. Esto aplica únicamente en: (i) el Pagaré en la modalidad sin contabilidad, cuando describes el negocio u operación que origina la deuda; y (ii) los servicios de derechos del consumidor y del consumidor financiero, cuando relatas los hechos de tu caso. Solo se procesa el texto que tú escribes y exclusivamente para elaborar tu documento; aplicamos minimización de los identificadores antes de enviarlo y, conforme a los términos del proveedor, por defecto no se utiliza para entrenar sus modelos. Este tratamiento implica una transmisión internacional de datos, descrita en la sección 6, hacia el encargado listado en la sección 7. En los demás servicios, la generación del documento es una inserción automática en plantillas, sin intervención de inteligencia artificial.
• La automatización no sustituye la revisión profesional cuando esta sea necesaria: el documento generado es un insumo que debes revisar y, según el caso, validar con el acompañamiento jurídico que corresponda.

4. Cómo obtenemos tus datos

Recolectamos los datos directamente de ti, a través de los formularios disponibles en la plataforma organizat.co y, eventualmente, por los canales de soporte que pongamos a tu disposición (correo electrónico, teléfono, WhatsApp).

Al diligenciar los formularios y marcar la casilla de aceptación, manifiestas de forma previa, expresa, libre, informada e inequívoca tu autorización para el tratamiento de tus datos personales en los términos de esta política, conforme al artículo 9 de la Ley 1581 de 2012.

Conservamos prueba de tu autorización, junto con la fecha y los términos vigentes en el momento en que la otorgaste.

5. Almacenamiento y seguridad

Tu información se almacena en servicios de procesamiento en la nube contratados por Organiza-T Legal Services S.A.S. (ver sección 7, "Encargados del tratamiento"). Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para protegerla, entre ellas:

• Cifrado en tránsito (HTTPS/TLS) entre tu navegador y nuestros servidores.
• Control de acceso restringido al equipo autorizado, con autenticación de dos factores en las herramientas que lo permiten.
• Principio de minimización: solo recogemos los datos necesarios para la finalidad declarada.
• Separación lógica entre datos de identificación y datos de contenido del documento, cuando es técnicamente posible.
• Procesamiento sin almacenamiento permanente de los archivos .docx generados: una vez completada la entrega, no se conservan de forma permanente en el entorno de procesamiento.

Pese a estas medidas, ningún sistema en línea es absolutamente infalible. Si llegara a presentarse un incidente de seguridad que comprometa tus datos, lo informaremos a la Superintendencia de Industria y Comercio y a los titulares afectados, en los términos exigidos por la normativa colombiana.

6. Transferencia y transmisión internacional de datos

Para operar la plataforma nos apoyamos en proveedores tecnológicos que pueden estar ubicados fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos. Según el rol de cada proveedor, esto puede implicar una de estas dos figuras de la Ley 1581 de 2012:

• Transmisión internacional: ocurre cuando el proveedor trata los datos como encargado, es decir, por cuenta y siguiendo las instrucciones de Organiza-T Legal Services S.A.S. (por ejemplo, los servicios de almacenamiento y de procesamiento). Es la figura más frecuente en nuestra operación.
• Transferencia internacional: ocurre cuando los datos se entregan a un tercero que actúa como responsable y decide de manera autónoma sobre su tratamiento.

En ambos casos:

• Solo compartimos los datos estrictamente necesarios para prestar el servicio.
• Los proveedores están sujetos a obligaciones contractuales de confidencialidad y seguridad, y al deber de tratar los datos únicamente conforme a las finalidades descritas en esta política.
• Procuramos contratar proveedores que ofrezcan estándares de protección de datos adecuados, conforme a la Ley 1581 de 2012 y a los lineamientos de la Superintendencia de Industria y Comercio.

7. Encargados del tratamiento

Para prestar el servicio nos apoyamos en terceros que actúan como encargados del tratamiento. Cada uno cumple una función específica y está obligado contractualmente a tratar los datos conforme a esta política y a la normativa aplicable.

Esta lista se actualizará a medida que incorporemos nuevos encargados. Te invitamos a revisar esta sección periódicamente.

8. Derechos del titular

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, como titular de los datos tienes derecho a:

1. Conocer los datos personales que tenemos sobre ti.
2. Actualizar y rectificar los datos que sean parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
3. Solicitar prueba de la autorización que nos otorgaste, salvo en los casos exceptuados por la ley.
4. Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que les hemos dado a tus datos personales.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
6. Acceder de forma gratuita a tus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
7. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), Delegatura para la Protección de Datos Personales, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante Organiza-T Legal Services S.A.S..

9. Cómo ejercer tus derechos

Para ejercer cualquiera de los derechos anteriores, escríbenos al correo electrónico contacto@organizat.co. En el mismo correo incluye:

1. Tu nombre completo y número de identificación.
2. Datos de contacto para responderte (correo electrónico y teléfono).
3. Una descripción breve y clara del derecho que quieres ejercer (conocer, rectificar, actualizar, suprimir, revocar autorización, solicitar prueba de la autorización).
4. Los hechos y motivos que dan lugar a tu solicitud.
5. Si aplica, los documentos que respalden tu petición.

9.1. Plazos legales de respuesta

Si tu solicitud está incompleta, te lo informaremos dentro de los 5 días hábiles siguientes a la recepción para que la complementes. Si pasados 2 meses desde nuestro requerimiento no envías la información solicitada, se entenderá que has desistido de la solicitud.

9.2. Recurso ante la autoridad de control

Si consideras que tu solicitud no fue atendida correctamente, puedes presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) – Delegatura para la Protección de Datos Personales, autoridad encargada de vigilar el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012.

10. Tiempo de retención de los datos

Conservamos tus datos personales solo durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las que fueron recolectados, atender obligaciones legales y resolver eventuales reclamaciones.

Si nos solicitas la supresión y no existe una obligación legal de conservación, eliminaremos tus datos dentro de los plazos descritos en la sección 9.

11. Menores de edad

El servicio de OrganizaT está dirigido exclusivamente a personas mayores de 18 años con capacidad legal para contratar. Al aceptar esta política declaras que eres mayor de edad y que tienes facultades suficientes para contratar a nombre propio o, cuando aplique, en representación de la persona jurídica que indicas.

No recolectamos a sabiendas datos personales de niños, niñas o adolescentes. Si por error recibimos información de un menor de edad, la eliminaremos de nuestras bases tan pronto seamos conscientes de ello. Si crees que tenemos datos de un menor, por favor escríbenos a contacto@organizat.co para que procedamos con su supresión.

12. Vigencia y actualizaciones

Esta política entra en vigencia el 2 de julio de 2026 y permanece vigente mientras Organiza-T Legal Services S.A.S. preste sus servicios, salvo modificación posterior.

Podemos actualizar esta política para reflejar cambios legales, ajustes en nuestra operación o la incorporación de nuevos servicios o encargados del tratamiento. Cuando hagamos una actualización sustancial, te informaremos por los canales que tengamos registrados (principalmente correo electrónico) y publicaremos la nueva versión en organizat.co/privacidad con su fecha de vigencia actualizada. Las modificaciones menores se publicarán directamente en esta página.

Esta política se rige por la legislación colombiana, en especial por la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias, sin perjuicio de los mecanismos administrativos que puedes ejercer ante la Superintendencia de Industria y Comercio.